Privacy Statement (AVG)

PRIVACY STATEMENT (AVG)

Persoonsgegevens die worden verwerkt

1. Vercoma Communicatie Systemen B.V. ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34219252 (verder: Vercoma of “Wij”) neemt uw privacy zeer serieus. Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst van opdracht/overeenkomst tot alle door Vercoma gevoerde product ranges of indien u het contactformulier op de website heeft ingevuld of een e-mail heeft gezonden.

2. In alle gevallen laat u bewust of onbewust persoonsgegevens achter. Wij dragen ervoor zorg de door u verstrekte persoonsgegevens op een zorgvuldige manier worden verwerkt en dat deze niet in verkeerd handen vallen. Deze privacy verklaring geeft u inzicht in welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens en waarom wij deze verwerken. En wat u kan doen als u het er niet mee eens bent.

3. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die geldt per 25 mei 2018 is Vercoma verwerkingsverantwoordelijke.

1. De persoonsgegevens die wij verwerken

1.1 U kunt via verschillende wegen uw persoonsgegevens verstrekken aan Vercoma. U kunt de persoonsgegevens verstrekken via de overeenkomst via het zenden van een e-mail naar Vercoma of indien u het contactformulier op de website heeft ingevuld. De persoonsgegevens die Vercoma van u als opdrachtgever verwerkt zijn:
- Bedrijfsnaam, voornaam en achternaam
- Uw bedrijfsadres
- Uw zakelijke telefoonnummer, zowel mobiel als vast
- Uw zakelijke e-mailadres
- Functie op uw visitekaartje
- Uw debiteurnummer

1.2 Als u een e-mail zend naar Vercoma, dan vragen wij u alleen de hoognodige persoonsgegevens te verstrekken. Ook gaan wij ervan uit dat u door het zenden van een e-mail toestemming geeft voor de verwerking van de in de e- mail meegezonden persoonsgegevens. De gegevens die in ieder geval worden verwerkt als u een e-mail stuurt zijn:
- Voornaam en/of achternaam;
- E-mail adres

1.3 De persoonsgegevens die wij van u verwerken als u het contactformulier op de website invult, zijn de volgende:
- Bedrijfsnaam, voor en/of achternaam
- Telefoonnummer
- E-mail adres

1.4 Vercoma verwerkt geen persoonsgegevens die in de bijzondere categorie vallen en geen gevoelige gegevens.

2. Het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt en de bewaartermijn

2.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens om de overeenkomst of mogelijke overeenkomst dan wel offerte tussen u en Vercoma te kunnen uitvoeren. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u te kunnen bereiken in het kader van de opdracht met betrekking tot de levering van de producten van Vercoma, controle van de technische gegevens en om u belangrijke nieuwsberichten en informatie te sturen die verband houden met het vakgebied waarin Vercoma werkzaam is.

2.2 Indien u een e-mail heeft gezonden naar Vercoma dan gebruiken wij uw persoonsgegevens alleen om de vraag die u heeft gesteld te kunnen beantwoorden en om u belangrijke nieuwsberichten en informatie toe te sturen die verband houden met het vakgebied waarin Vercoma werkzaam is.

2.3 Indien u het contactformulier op de website heeft ingevuld, gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw vraag die u heeft gesteld te kunnen beantwoorden en/of om u belangrijke nieuwsberichten en informatie toe te sturen die verband houden met het vakgebied waarin Vercoma werkzaam is.

2.4 Uw gegevens worden verwerkt voor de gehele duur van het contract en/of de geldigheid van het account en door de wettelijk voor fiscale doeleinden vereiste periode.

2.5 Wij kunnen uw persoonsgegevens periodiek gebruiken om belangrijke berichten te versturen, zoals mededelingen over wijzigingen van onze voorwaarden en condities en van ons beleid. Aangezien deze informatie belangrijk is voor uw interactie met Vercoma, is het niet mogelijk het ontvangen van dergelijke mededelingen uit te schakelen.

Daarnaast is het, voor het verstrekken van onze diensten aan de gebruiker, noodzakelijk dat hij de benodigde persoonsgegevens ter beschikking stelt. Indien de gebruiker zijn persoonsgegevens niet met ons wil delen, zullen we onze producten of diensten niet kunnen leveren. We zullen alleen informatie verzamelen die noodzakelijk is voor de betreffende gespecificeerde expliciete en legitieme doeleinden.
Vercoma bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is in het kader van de overeenkomst van opdracht, overeenkomst van aanneming van werk of de levering van producten en diensten. Dat betekent dat Vercoma uw persoonsgegevens in ieder geval bewaart gedurende de loop van de overeenkomst.
Betaalgegevens: wij gebruiken uw betaalgegevens, zoals bankrekeningnummer voor het verwerken van betalingen (voor zover dit van toepassing is in het kader van de met u gesloten overeenkomst).
Vercoma is op grond van fiscale regels verplicht om de persoonsgegevens van u die samenhangen met de overeenkomst van opdracht, overeenkomst van aanneming van werk of levering van producten en diensten en daarmee in de administratie van Vercoma terechtkomen, zeven jaar te bewaren. Wenst u meer informatie over de bewaartermijnen? Neemt u dan gerust contact met ons op.

3. De rechtsgrond waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt

3.1 De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft aan dat Vercoma uw persoonsgegevens alleen mag verwerken als dat gebeurt in overeenstemming met de rechtsgronden die in de Algemene Verordening Gegevensbescherming staan genoemd.

3.2 Vercoma verwerkt uw persoonsgegevens omdat dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, namelijk de overeenkomst van opdracht/overeenkomst tot aanneming van werk. Dit is een rechtsgeldige rechtsgrond onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als Vercoma uw persoonsgegevens niet zou hebben ontvangen, dan zou het niet mogelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren.

3.3 Als Vercoma uw persoonsgegevens verwerkt omdat u een mail heeft gezonden naar Vercoma, gaan wij ervan uit dat u expliciet toestemming geeft omdat u door een wilshandeling (het zenden van de e-mail) uw persoonsgegevens aan Vercoma heeft geopenbaard. Expliciete toestemming is een rechtsgeldige rechtsgrond onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

3.4 Indien u het contactformulier op de website heeft ingevuld, gebruiken wij uw persoonsgegevens om uw vraag die u heeft gesteld te kunnen beantwoorden en/of om u belangrijke nieuwsberichten en informatie toe te sturen die verband houden met het vakgebied waarin Vercoma werkzaam is. U heeft dan vooraf een akkoord gegeven op deze privacy statement. Expliciete toestemming is een rechtsgeldige rechtsgrond onder de AVG om de door u versterkte persoonsgegevens te verwerken.

4. Beveiliging en cookies

4.1 Vercoma neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde gedragingen tegen te gaan.

4.2 De documenten waarin uw persoonsgegevens zijn opgenomen worden opgeslagen in de cloud omgeving van Vercoma.

4.3 De systemen en internetverbindingen worden beveiligd door Meos IT Haarlem.

4.4 Daarnaast wordt gebruik gemaakt van dubbele wachtwoordbeveiliging op alle apparaten waarop uw persoonsgegevens staan opgeslagen.

4.5 Indien er sprake is van een datalek zal Vercoma direct melding hiervan maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en indien noodzakelijk bij u.

Cookies

We gebruiken “cookies” om uw ervaring op de website van Vercoma aan uw persoonlijke behoeften aan te passen. De “cookies” zijn kleine bestanden die op de harde schijf van de computer worden gezet en die gegevens bevatten zoals de gebruikers-ID, de voorkeuren van de gebruiker, de bezochte pagina’s en de activiteiten de gedurende het gebruik van de sites zijn verricht. We combineren de in de cookies opgeslagen gegevens niet met persoonsgegevens die aan de sites zijn doorgegeven. Het is mogelijk om de cookies te blokkeren of ze van de harde schijf te wissen; maar wanneer de cookies worden uitgeschakeld, is het niet mogelijk om alle functies van de sites te gebruiken.
Wij maken gebruik van functionele en noodzakelijke cookies zoals sessie cookie voor de Login. Daarnaast maken wij gebruik van cookies voor webanalyse-service (zoals Google Analytics). Via deze cookies krijgen we inzage in het gebruik van onze website door informatie over bezoekersaantallen, populaire functies en toegepaste opties. Op deze wijze kunnen we onze diensten en informatievoorziening beter afstemmen op de behoeften van onze gebruikers En daarnaast gebruiken wij non-noodzakelijke cookies om you-tube video’s op de website te kunnen afspelen.

5. Uw rechten

U kunt contact opnemen met onze klantenservice (telefoon: 075- 621 76 28; email: info@vercoma.nl) als u:
• inzage wenst in de persoonsgegevens die wij van u hebben verzameld;
• een verzoek wilt indienen tot rectificatie, overdracht verwijdering of blokkering van uw persoonsgegevens;
• bezwaar wil maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens
• een klacht wil indienen over de verwerking en/of het gebruik van uw persoonsgegevens.

Lukt het niet om bij ons uw gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
In sommige gevallen kunnen complicaties optreden met betrekking tot het wissen, of verwijderen van uw gegevens zolang de overeenkomst nog loopt. Vercoma kan dan bijvoorbeeld de wettelijk verplichte administratie niet meer voeren. Zodra de overeenkomst volledig is afgerond kunt u dit recht uitoefenen voor zover dit niet in strijd komt met de wettelijke verplichtingen van Vercoma tot het bewaren van uw persoonsgegevens. Mocht Vercoma uw gegevens via de e-mail of via het contactformulier op de website hebben ontvangen, dan kunt u te allen tijde Vercoma verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen.

6. Plichten

6.1 Vercoma verwerkt uw persoonsgegevens op grond van de overeenkomst die u heeft met Vercoma of omdat u een mail heeft gezonden of het contactformulier via de website heeft ingevuld en verzonden.

6.2 De persoonsgegevens die wij u hebben gevraagd aan te leveren, zijn de minimaal benodigde gegevens om de overeenkomst in stand te kunnen houden of uw vraag te kunnen beantwoorden die u heeft gesteld via het contactformulier op de website of via de e-mail. Wij hebben niet meer persoonsgegevens bij u opgevraagd dan nodig.

6.3 Zoals ook al toegelicht zullen uw persoonsgegevens met niemand anders worden gedeeld dan met de in deze verklaring genoemde derden. Mocht het toch nodig zijn uw persoonsgegevens met anderen dan de in deze verklaring genoemde derden te delen, dan zullen wij eerst uw toestemming vragen.

6.4 Vercoma behoudt zich het recht voor om uw persoonsgegevens openbaar te maken als daarvoor een wettelijke verplichting bestaat.

6.5 Vercoma behoudt zich het recht voor om uw persoonsgegevens openbaar te maken wanneer zij dat gerechtvaardigd acht in het kader van een juridisch verzoek of een juridisch proces of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Vercoma te beschermen. Daarbij wordt uw recht op privacy zoveel mogelijk gerespecteerd.

7. Wijziging van dit Privacy Beleid

Vercoma behoudt zich, als zijnde rechthebbende voor de verwerking, het recht voor om op ieder willekeurig moment wijzigingen in het privacy beleid aan te brengen en de gebruikers hiervan via deze pagina op de hoogte te stellen u dient deze pagina daarom regelmatig te raadplegen, waarbij u de onderaan de pagina vermelde datum van de laatste wijziging als referentie neemt. Indien de gebruiker de wijzigingen die in dit privacy beleid zijn aangebracht niet accepteert, is de gebruiker verplicht om het gebruik van deze applicatie te staken en kan hij of zij Vercoma verzoeken om zijn of haar persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anders gespecificeerd.

8. Rechthebbende voor de werking en contactgegevens

Rechthebbende voor de werking en contactgegevens is
Vercoma Communicatie Systemen B.V.,
Rosbayerweg 41,
1521 RW WORMERVEER

Laatste wijziging: 1 april 2020